FUNDAMENTOS

 1. FUNDAMENTOS DE LA CLASIFICACION

La clasificación es la adopción de un fondo documental a la estructura de la entidad que lo produce o lo produjo, una vez identificadas las categorías administrativas y archivísticas. 

la clasificación bien fundamentada, debe basarse en la aplicación de los principios de procedencia y de orden original para identificar las categorías y grupos que reflejen la estructura jerárquica del fondo, como en la identificación de las funciones asignadas a las dependencias y a los asuntos que tramitan.

1.1. Principio de procedencia: el concepto procedencia o también conocido como productor, debe aplicarse a toda identidad, incluyendo la unidad más pequeña que cumpla con la funciones definidas y determinadas, sobre la cual tenga responsabilidad directa. permite identificar los creadores de  documentos.

         1.1.1. Institucionales: están referidos a la totalidad de los documentos producidos por una               identidad.

         1.1.2. Administrativos: en cuanto a estos la procedencia está dada por las dependencias, unidades administrativas, divisiones o secciones en la que están organizadas las instituciones de acuerdo con la estructura orgánica.

2. ORDEN ORIGINAL 

Se aplica a partir del conocimiento de los procedimientos administrativos que determinan el orden en el procedimiento para el desarrollo de un trámite.

(Secuencia administrativa de producción) este se relaciona con las unidades documentales, en las que se plasman las actividades adelantadas en la resolución de un asunto.

3. FUNCIONES

Determinan series que corresponden a cada agrupación documental, ya que son el resultado de actuaciones reguladas por normas de procedimiento, en cumplimiento de los objetivos encomendados a cada dependencia. Hay funciones comunes y específicas.

3.1. Comunes: Son administrativas genéricas que sirven de apoyo para el ejercicio de las competencias                           de cualquier entidad.

3.2. Especificas: Desarrollan la misión de la entidad y constituyen su razón de ser haciéndola diferente                             de cualquier otra.